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「頓活」とは、事業所内に溢れている紙文書を「整理整頓」し整った状態を維持する日常の「活動」を言います
「頓活」とは,事業所内に溢れている紙文書を「整理整頓」し整った状態を維持する日常の「活動」を言います
まずはオフィスの「現状」を見てください
まずはオフィスの「現状」を見てください
毎日発生する文書の整理はうまくいっていますか? 個別の文書は文書ファイルに綴る事が必要です。 その文書ファイルには必ず背ラベルを貼りましょう! 「文書管理」は、そこから始まります。

どうやって、スムーズに「文書管理」を定着させることができるのでしょうか?

ステップ1 文書ファイルに背ラベルを貼りましょう!
ステップ2 背ラベル用のデータを蓄積しましょう!
ステップ3 廃棄・移管などの期日管理をしましょう!
ステップ1 文書ファイルに背ラベルを貼りましょう ステップ2 背ラベル用のデータを蓄積しましょう ステップ3 廃棄・移管などの期日管理をしましょう!

3つの段階に分けてステップアップしていくことで文書管理を定着させていくことを推奨しています。

Step.1 文書ファイルに背ラベルを貼る!
ステップ1 文書ファイルに背ラベルを貼りましょう

「頓活ラベラー」で背ラベルを印刷

提供するExcelにデータを整理します。そのExcelからCSVファイルを出力して「頓活ラベラー」に取り込めば背ラベルを印刷することができます。
出力はラベルプリンターか複合機に出力します。一部のラベルはエーワンの12面付定形ラベル用紙に出力することができます。
9種類のファイル用具に対してラベルレイアウトを用意してあります。

「文書管理」の第一歩は、「文書整理」から始めます。整理の仕方にはいくつかの方法がありますが、なんの文書ファイルなのかを統一された背ラベルで明示することが不可欠です。

STEP2 背ラベル用のデータを蓄積しましょう!

「頓活ライト」を導入しましょう!

「頓活ライト」は、データベースを使用しません。共有ドライブの共有フォルダに暗号化したテキストファイルを置くだけでデータの共有ができます。
「頓活ライト」の専用の入力画面から文書ファイルの情報を登録し、文書ファイル情報を蓄積します。登録情報にはロケーション情報も含まれますので文書ファイルを探す時間を大幅に短縮することができます。
文書管理台帳の元となる一覧情報を出力することができます。

データを蓄積するということは「管理要素」を加味することができることになります。毎年発生する文書ファイルは新年度データとして自動的に生成されます。

STEP3 廃棄・移管などの期日管理をしましょう!

「頓活プロ」リリース予定!

webシステムの文書管理システム「iDMS」の考えを活かした「頓活プロ」をリリースする予定です。
頓活ラベラーで背ラベルを貼付することが定着し、頓活ライトで文書ファイルの情報が蓄積してきた段階で、「頓活プロ」にレベルアップすることをお勧めします。
移管や廃棄などのスケジュール管理や棚卸しができるようになりますので、一連の文書管理を強力に推進することが可能となります。

「文書管理」は間接業務です。日本の労働生産性の低さの原因の一つとして、間接業務の多さ・煩雑さを挙げることができます。適正な文書管理にかける労力の軽減を支援することができるシステムです。

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