文書管理は背ラベルから始めよう～有限会社ワードクラフト

３つの段階に分けてステップアップしていくことで文書管理を定着させていくことを推奨しています。

「頓活ラベラー」で背ラベルを印刷

提供するExcelにデータを整理します。そのExcelからCSVファイルを出力して「頓活ラベラー」に取り込めば背ラベルを印刷することができます。
出力はラベルプリンターか複合機に出力します。一部のラベルはエーワンの12面付定形ラベル用紙に出力することができます。
9種類のファイル用具に対してラベルレイアウトを用意してあります。

「文書管理」の第一歩は、「文書整理」から始めます。整理の仕方にはいくつかの方法がありますが、なんの文書ファイルなのかを統一された背ラベルで明示することが不可欠です。

「頓活ライト」を導入しましょう！

「頓活ライト」は、データベースを使用しません。共有ドライブの共有フォルダに暗号化したテキストファイルを置くだけでデータの共有ができます。
「頓活ライト」の専用の入力画面から文書ファイルの情報を登録し、文書ファイル情報を蓄積します。登録情報にはロケーション情報も含まれますので文書ファイルを探す時間を大幅に短縮することができます。
文書管理台帳の元となる一覧情報を出力することができます。

データを蓄積するということは「管理要素」を加味することができることになります。毎年発生する文書ファイルは新年度データとして自動的に生成されます。

「頓活プロ」リリース予定！

webシステムの文書管理システム「iDMS」の考えを活かした「頓活プロ」をリリースする予定です。
頓活ラベラーで背ラベルを貼付することが定着し、頓活ライトで文書ファイルの情報が蓄積してきた段階で、「頓活プロ」にレベルアップすることをお勧めします。
移管や廃棄などのスケジュール管理や棚卸しができるようになりますので、一連の文書管理を強力に推進することが可能となります。

「文書管理」は間接業務です。日本の労働生産性の低さの原因の一つとして、間接業務の多さ・煩雑さを挙げることができます。適正な文書管理にかける労力の軽減を支援することができるシステムです。

	名称	金額
	頓活ラベラー	50,000円
	頓活ライト	350,000円
	頓活プロ	700,000円
	iDMS	4,000,000円

iDMS（incredible Document Management System）は、頓活のベースとなるフルスペックの文書管理システムです。
現在、アマゾンAWSで某総合大学の60課、約23,000の文書ファイルと2,200箱の保存箱を管理しています。
iDMSを作り、維持する過程で得たノウハウを活かして、もっと簡便に使ってもらえる仕組みを提供しようと考えて作ったのが「頓活」です。
文書管理といえば電子化が主流のようですが、一切の紙文書が事業所からなくなるまでの間、紙文書の管理を「頓活」が強力に支援いたします。

頓活ツールの特徴：その1

ラベラー、ライト、プロ、iDMSと価格は差額でステップアップしていくことができます。
定着の度合いに合わせてシステムを選択していくことを可能にしたサービスです。

頓活ツールの特徴：その2

データベースソフトを使用していません。共有フォルダに暗号化したテキストファイルを置くだけで使用可能となります。

「頓活ラベラー」の導入

「頓活」を実現・定着するためには、現在お使いの文書ファイルの背ラベルを統一することから紙文書管理の導入を目指します。
お使いの文書ファイルをExcelに登録し台帳を作成しましょう。その台帳データから指定のフォーマットに調整し、CSVファイルに出力すれば複合機でも使える「頓活ラベラー」で、社内の文書ファイルの背ラベルを統一しましょう。
形から入ることの重要性をワードクラフトは提唱しています。